Koje dokumente treba prikupiti nakon smrti bliske osobe?

Nakon smrti bliske osobe ne morate odmah prikupiti svaku ispravu koja bi vam mogla zatrebati u idućim mjesecima. Prvo je važno riješiti dokumente povezane s utvrđivanjem i prijavom smrti, a zatim na jednom mjestu sačuvati službene isprave i podatke koji će kasnije trebati za ostavinski postupak, mirovinu, banku, osiguranje, vozilo, nekretnine i druge obveze pokojnika.

Najkorisnije je dokumente podijeliti u tri skupine:

1. dokumenti potrebni odmah nakon smrti i za upis u maticu umrlih
2. službene isprave koje nastaju nakon upisa smrti
3. dokumenti o imovini, dugovima, ugovorima i pravima pokojnika koji će trebati kasnije

Ne morate sve riješiti isti dan. Dio podataka državna tijela razmjenjuju službenim putem, a dio će se pribavljati tek kada za to postoji konkretan razlog.

Najkraća checklista

Potvrda o smrti, smrtni list, izvadak i smrtovnica nisu isto

Ovo je najvažnija razlika u cijelom postupku.

Potvrda o smrti

Potvrdu o smrti izdaje liječnik ili druga osoba ovlaštena za utvrđivanje smrti, odnosno zdravstvena ustanova kada osoba umre u zdravstvenoj ustanovi. Ona služi kao temelj za prijavu činjenice smrti matičaru.

Kod smrti u kući ili stanu mrtvozornik obavlja pregled te izdaje dokumentaciju potrebnu za daljnji postupak. Službeni hrvatski vodič navodi da obitelj mrtvozorniku treba omogućiti pristup preminuloj osobi te, ako postoji, pripremiti liječničku dokumentaciju i matične podatke pokojnika.

Smrtni list

Smrtni list je službena potvrda o činjenici smrti koja se izdaje na temelju podataka iz matice umrlih. To je dokument koji se u praksi može tražiti kada nekoj instituciji trebate dokazati da je osoba preminula.

Nije isto što i liječnička potvrda o smrti.

Izvadak iz matice umrlih

Izvadak iz matice umrlih također izdaje matični sustav, ali je riječ o izvatku iz službene evidencije. Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije na svojim stranicama zasebno navodi smrtni list i izvadak iz matice umrlih kao dvije isprave koje se izdaju na temelju državnih matica.

Koju će od te dvije isprave određena institucija tražiti ovisi o postupku. Zato nema potrebe unaprijed pribavljati velik broj primjeraka bez konkretnog razloga.

Smrtovnica

Smrtovnica je druga vrsta dokumenta. Ona prvenstveno služi ostavinskom postupku.

Prema Zakonu o nasljeđivanju, matičar nadležan za upis činjenice smrti sastavlja smrtovnicu i dostavlja je sudu. U smrtovnicu se, osim podataka o pokojniku i smrti, prema mogućnosti unose i podaci o mogućim nasljednicima, imovini, dugovima, oporuci i određenim ugovorima.

Zato je korisno da obitelj na vrijeme prikupi informacije o imovini i obvezama pokojnika, ali smrtovnicu nemojte zamijeniti sa smrtnim listom i nemojte pretpostaviti da ju morate sami pribaviti kao prvi administrativni korak.

Što pripremiti ako je osoba umrla kod kuće

Ako je smrt nastupila u stanu ili kući, službeni postupak počinje prijavom smrtnog slučaja. Gov.hr navodi da je potrebno bez odgađanja obavijestiti nadležnu službu, nakon čega se uključuje mrtvozornik.

Za mrtvozornika je korisno pripremiti:

• osobne i matične podatke pokojnika
• osobnu iskaznicu ili drugi dokument iz kojeg se podaci mogu provjeriti, ako je dostupan
• liječničku dokumentaciju o bolestima i liječenju, ako je dostupna
• podatke o liječniku ili zdravstvenoj ustanovi koja je osobu liječila, ako su poznati

Mrtvozornik izdaje dokumentaciju potrebnu za prijavu smrti, prijevoz i ukop prema konkretnom postupku. Dokumente koje dobijete nemojte razdvajati niti bacati prije nego što je upis smrti dovršen.

Prema službenim informacijama Ministarstva, činjenica smrti prijavljuje se matičaru prema mjestu gdje je smrt nastupila ili gdje je umrla osoba pronađena. Rok za prijavu je tri dana od smrti, odnosno od nalaska umrle osobe.

Što ako je osoba umrla u bolnici ili drugoj ustanovi

Kada osoba umre u zdravstvenoj ustanovi, obitelj obično ima manje administrativnih koraka vezanih uz samu prijavu smrti. Nadležna ustanova prijavljuje smrt, dok se od obitelji mogu tražiti osobni podaci pokojnika i dogovor oko preuzimanja, prijevoza i ukopa.

Službeni vodič gov.hr za smrt u zdravstvenoj ustanovi upućuje obitelj da se javi odjelu, dostavi potrebne osobne podatke za sastavljanje potvrde o smrti te dogovori prijevoz i ukop s ovlaštenim pružateljem pogrebnih usluga.

Zato u ovom slučaju nemojte automatski ponavljati korake koji vrijede za smrt kod kuće. Najprije provjerite što je već obavila ustanova.

Nakon upisa smrti: što sačuvati u glavnoj mapi

Nakon što je činjenica smrti upisana u maticu umrlih, napravite mapu koja će vam služiti kroz sljedeće administrativne postupke.

1. Smrtni list i izvadak iz matice umrlih

Pribavite onu ispravu koja vam je potrebna za konkretan postupak i sačuvajte čitku kopiju ili sken. Ne postoji dobar razlog da unaprijed izrađujete velik broj primjeraka samo zato što se to nekada uobičajeno radilo.

Ako institucija traži izvornik ili posebno izdanu ispravu, pribavite je za taj postupak.

2. Osobna iskaznica i putovnica pokojnika

MUP navodi da osobnu iskaznicu i putovnicu umrle osobe, uz izvadak iz matice umrlih, treba dostaviti policijskoj upravi ili policijskoj postaji prema mjestu prijavljenog prebivališta pokojnika radi poništenja i ažuriranja evidencija.

Za osobnu iskaznicu postoji i izričit rok: punoljetni član kućanstva umrle osobe dužan ju je vratiti policijskoj upravi ili postaji koja ju je izdala u roku od 15 dana od smrti.

Ako dokumente ne možete odmah pronaći, zabilježite to na popis obveza i provjerite daljnji postupak s MUP-om.

3. Oporuka i ugovori koji mogu utjecati na nasljeđivanje

Ako pronađete oporuku, nemojte je mijenjati, označavati ili odvajati njezine dijelove. Sačuvajte original.

Zakon o nasljeđivanju propisuje da osoba koja posjeduje ispravu za koju može pretpostaviti da je oporuka umrle osobe treba tu ispravu bez odgode predati najbližem općinskom sudu. Ako znate da oporuka postoji, ali se nalazi kod druge osobe ili ustanove, zabilježite gdje se nalazi.

Uz oporuku sačuvajte i eventualne ugovore o doživotnom ili dosmrtnom uzdržavanju te druge isprave koje mogu utjecati na sastav ostavine ili prava nasljednika.

4. Dokumenti o nekretninama

Na jedno mjesto stavite sve što može pomoći u identifikaciji nekretnina pokojnika:

• kupoprodajne ili darovne ugovore
• stare vlasničke ili zemljišnoknjižne isprave ako ih imate
• podatke o katastarskim česticama
• dokumente o stanu, kući, zemljištu, garaži ili drugoj nekretnini
• podatke o suvlasničkim udjelima

Ne morate prvih dana vaditi nove zemljišnoknjižne izvatke za svaku nekretninu. Bitno je da znate koja je imovina postojala i da dokumente možete pokazati ako se pojavi nejasnoća.

Ako ostavinski postupak iz nekog razloga nije pokrenut, a iza pokojnika je ostala imovina, gov.hr navodi da se nadležnom općinskom sudu može podnijeti prijedlog za pokretanje postupka uz dokaz o smrti, oporuku i isprave o imovini, primjerice zemljišnoknjižni izvadak.

5. Banke, štednja, ulaganja i gotovina

Pronađite i sačuvajte:

• nazive banaka u kojima je pokojnik poslovao
• kartice i dokumentaciju povezanu s računima
• ugovore o štednji
• podatke o vrijednosnim papirima, fondovima ili drugim ulaganjima
• sefove i dokumentaciju o sefovima, ako postoji

Ne pokušavajte koristiti kartice, PIN-ove ili internetsko bankarstvo pokojnika nakon smrti. Za daljnje postupanje obratite se banci i slijedite njezinu proceduru te pravnu osnovu iz ostavinskog postupka.

6. Krediti, dugovi i neplaćene obveze

Odvojite dokumente o:

• kreditima i zajmovima
• kreditnim karticama
• dopuštenim prekoračenjima
• leasingu
• poreznim ili drugim javnim obvezama
• privatnim dugovima za koje postoji dokumentacija

Nemojte automatski plaćati svaki pronađeni dug iz vlastitih sredstava prije nego što razumijete pravnu osnovu, tko je dužnik i kako se obveza odnosi prema ostavini.

7. Police osiguranja

Pronađite police životnog, nezgodnog, imovinskog, kreditnog i drugih osiguranja. Kod nekih polica smrt može aktivirati zasebno ugovoreno pravo korisnika osiguranja, koje nije isto što i uobičajeno nasljeđivanje.

Za svaki pronađeni ugovor zabilježite osiguravatelja, broj police i kontakt.

8. Vozila

Sačuvajte prometnu dozvolu, ugovor o kupnji ili leasingu, dokumentaciju o osiguranju i sve druge isprave povezane s vozilom.

Ne mijenjajte vlasništvo niti prodajte vozilo samo na temelju činjenice da ste član obitelji. Za prijenos će trebati odgovarajuća pravna osnova, najčešće nakon ostavinskog postupka.

9. Mirovina, radni odnos i druga prava

Ako je pokojnik bio zaposlen, umirovljenik ili korisnik određenog prava, sačuvajte dostupnu dokumentaciju poslodavca, HZMO-a i druge relevantne isprave.

Ako član obitelji možda ima pravo na obiteljsku mirovinu, zahtjev se može podnijeti kroz HZMO, uključujući njihove e-usluge. Dokumentaciju za konkretno pravo treba provjeriti prema statusu pokojnika i podnositelja zahtjeva, pa nema potrebe unaprijed nagađati koje će sve potvrde biti potrebne.

Koje podatke pripremiti za ostavinski postupak

Ostavinski postupak u pravilu se ne pokreće tako da član obitelji odmah nakon smrti odlazi javnom bilježniku i sam otvara predmet. Gov.hr navodi da se postupak pokreće nakon što sud primi smrtovnicu, izvadak iz matice umrlih ili s njima izjednačenu ispravu.

Ipak, obitelj može znatno olakšati postupak ako na vrijeme složi podatke o:

• bračnom ili životnom partneru pokojnika
• djeci i drugim osobama koje bi mogle biti pozvane na nasljedstvo
• oporuci
• nekretninama
• vozilima
• bankovnim računima i štednji
• poslovnim udjelima i ulaganjima
• vrijednijim pokretninama
• potraživanjima pokojnika prema drugim osobama
• kreditima, dugovima i drugim obvezama

Smrtovnica upravo zato nije samo potvrda da je osoba umrla. Ona je jedan od početnih dokumenata koji sudu pomaže da utvrdi tko bi mogao naslijediti i što bi moglo činiti ostavinu.

Što ne morate riješiti odmah

U danima neposredno nakon smrti lako je stvoriti osjećaj da se sve mora riješiti u nekoliko dana. To uglavnom nije točno.

Ne morate odmah:

• prikupiti službene izvatke za svaku nekretninu
• zatvarati sve bankovne račune
• prebacivati vozila ili nekretnine na drugu osobu
• otkazivati svaki ugovor prije nego što provjerite tko ga smije otkazati
• unaprijed pribavljati desetke ovjerenih kopija smrtnog lista
• samostalno pokretati redovni ostavinski postupak ako je smrt uredno evidentirana i sustav je već pokrenuo propisani tijek

Prvo zabilježite što postoji. Zatim rješavajte pojedine stavke po redoslijedu i na temelju dokumenta koji konkretna institucija traži.

Jednostavan sustav za organizaciju dokumentacije

Ako je dokumentacije mnogo, podijelite mapu u pet dijelova:

Na prednju stranu mape stavite jedan list s tri stupca: što treba riješiti, tko rješava i status. To je često korisnije od gomile papira bez jasnog pregleda.

Poseban slučaj: smrt u inozemstvu

Ako je hrvatski državljanin umro u inozemstvu, postupak je drugačiji. Smrt se treba upisati i u hrvatsku maticu umrlih na temelju inozemne isprave o smrti. Ovisno o državi, mogu biti potrebni odgovarajuća nadovjera isprave i prijevod na hrvatski jezik.

Ako se tijelo ili urna prenose u Hrvatsku, postoje dodatna pravila i dokumenti. To treba rješavati prema državi u kojoj je osoba umrla i uputama nadležne hrvatske diplomatske ili konzularne službe.

Završna checklista

Prije nego što mapu smatrate dovoljno pripremljenom za sljedeće korake, provjerite imate li ili ste barem evidentirali:

• dokaz da je činjenica smrti upisana
• smrtni list i/ili izvadak iz matice umrlih kada su vam potrebni
• osobnu iskaznicu i putovnicu pokojnika za poništenje
• oporuku, ako postoji
• osnovne podatke o mogućim nasljednicima
• podatke o nekretninama
• podatke o vozilima
• podatke o bankama, štednji i ulaganjima
• police osiguranja
• kredite i druge dugove
• važne ugovore i pretplate
• dokumentaciju o mirovini ili radnom odnosu

Ako nešto od toga ne možete pronaći, to ne znači da morate zaustaviti cijeli postupak. Zabilježite što nedostaje i pribavljajte dokumente onda kada postanu potrebni.

Česta pitanja

Je li smrtni list isto što i smrtovnica?

Nije. Smrtni list je službena potvrda o činjenici smrti izdana na temelju matice umrlih. Smrtovnicu sastavlja matičar za potrebe ostavinskog postupka i ona sadrži širi skup podataka, uključujući podatke koji mogu biti važni za nasljednike i ostavinu.

Tko izdaje potvrdu o smrti?

Potvrdu o smrti izdaje liječnik ili druga osoba ovlaštena za utvrđivanje smrti, odnosno zdravstvena ustanova ako je osoba umrla u zdravstvenoj ustanovi. Ona se koristi u postupku prijave činjenice smrti.

Koliko primjeraka smrtnog lista trebam izvaditi?

Ne postoji jedan broj koji vrijedi za sve obitelji i sve postupke. Pribavite ispravu kada je konkretna institucija traži i čuvajte kvalitetnu kopiju ili sken. Nema potrebe unaprijed izrađivati velik broj primjeraka bez provjere.

Što treba napraviti s osobnom iskaznicom pokojnika?

MUP navodi da se osobna iskaznica umrle osobe treba vratiti nadležnoj policijskoj upravi ili policijskoj postaji radi poništenja. Punoljetni član kućanstva dužan ju je vratiti u roku od 15 dana od smrti. MUP također upućuje da se putovnica pokojnika dostavi radi poništenja, uz izvadak iz matice umrlih.

Moram li sam pokrenuti ostavinsku raspravu?

U redovnom tijeku postupak se pokreće kada sud zaprimi smrtovnicu, izvadak iz matice umrlih ili s njima izjednačenu ispravu. Ako postupak nije pokrenut, a iza pokojnika je ostala imovina, zainteresirana osoba može podnijeti prijedlog nadležnom općinskom sudu i priložiti potrebne isprave.

Trebam li odmah vaditi zemljišnoknjižne izvatke za sve nekretnine?

Ne kao opće pravilo za prvi dan nakon smrti. Prvo zabilježite koju je imovinu pokojnik imao i sačuvajte postojeću dokumentaciju. Ako se pokaže da je novi izvadak potreban za konkretan postupak, pribavite ga tada.

Što ako pronađem oporuku?

Sačuvajte izvornik i nemojte po njemu pisati ili ga mijenjati. Zakon propisuje da osoba koja posjeduje ispravu za koju može pretpostaviti da je oporuka umrle osobe treba tu ispravu bez odgode predati najbližem općinskom sudu.

Što ako je osoba umrla u inozemstvu?

Potrebno je provesti upis činjenice smrti u hrvatske državne matice na temelju odgovarajuće inozemne isprave. Za prijevod, apostille ili drugi oblik nadovjere pravila ovise o državi izdavanja i međunarodnim pravilima. Kod prijevoza tijela ili urne mogu biti potrebni dodatni dokumenti.

Povezani vodiči

• Što učiniti kada netko umre? Prvi koraci nakon smrti u Hrvatskoj
• Smrtni list: gdje ga dobiti, čemu služi i kada vam treba
• Što napraviti s osobnom iskaznicom i putovnicom pokojnika?
• Ostavinski postupak u Hrvatskoj: kako izgleda i što možete očekivati

Izvori i stručna podloga

1. Postupak kod smrtnog slučaja – gov.hr
2. Matica umrlih – Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije
3. Državne matice – Ministarstvo pravosuđa, uprave i digitalne transformacije
4. Što je potrebno učiniti s osobnom iskaznicom i putovnicom nakon smrti osobe? – MUP
5. Osobna iskaznica (eOI) – MUP
6. Ostavinski postupak – gov.hr
7. Zakon o nasljeđivanju – Narodne novine, NN 48/2003, s kasnijim izmjenama
8. Zakon o izmjenama i dopunama Zakona o nasljeđivanju, NN 127/2013
9. Zakon o izmjeni i dopunama Zakona o nasljeđivanju, NN 14/2019
10. e-Usluge HZMO-a – gov.hr
11. Matičarstvo / prijava smrti u inozemstvu – MVEP